I. Đặc điểm của văn bản nội quy và văn bản hướng dẫn nơi công cộng

Văn bản nội quy là văn bản đưa ra các quy định, yêu cầu mà mọi người phải tuân thủ khi tham gia sinh hoạt tại một không gian nhất định (trường học, thư viện, bảo tàng, phòng Tin học, bệnh viện…).

Văn bản hướng dẫn nơi công cộng là văn bản chỉ dẫn quy trình, các bước mà người đọc cần thực hiện khi sử dụng dịch vụ hoặc tham gia hoạt động tại nơi công cộng (hướng dẫn mượn trả sách, hướng dẫn tham quan bảo tàng…).

1. Vai trò

Văn bản nội quy và hướng dẫn nơi công cộng giúp định hướng hành vi cho mọi người, đảm bảo trật tự, an toàn và hiệu quả tại nơi công cộng. Nhờ có nội quy, mọi người biết được những gì được phép và không được phép thực hiện, từ đó tạo nên môi trường sinh hoạt văn minh, khoa học.

2. Đặc điểm

Về ngôn ngữ: Sử dụng câu mệnh lệnh ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu; dùng các động từ chỉ rõ hoạt động cần thực hiện hoặc không được thực hiện (ví dụ: “Giữ trật tự…”, “Không mang đồ ăn…”, “Tắt điện thoại…”, “Trả sách đúng hạn…”).

Về hình thức: Trình bày khoa học, bố cục rõ ràng, thường kết hợp phương tiện ngôn ngữ và phương tiện phi ngôn ngữ (hình ảnh, biểu tượng, icon, sơ đồ, màu sắc…). Các điều quy định được đánh số thứ tự hoặc gạch đầu dòng để dễ theo dõi.

Phân tích văn bản tham khảo

Văn bản được trình bày theo năm phần:

1. Tên cơ quan chủ quản và tổ chức ban hành – Sở Văn hoá và Thể thao tỉnh Ninh Bình, Trung tâm Bảo tồn di tích lịch sử – văn hoá cố đô Hoa Lư – đặt ở phần trên cùng.
2. Tên nội quy – viết in hoa, nêu rõ nội quy này áp dụng cho địa điểm nào.
3. Lời dẫn – nêu căn cứ pháp lí (Luật Di sản Văn hoá và các văn bản hướng dẫn thi hành) và xác định đối tượng phải thực hiện: khách tham quan, các tổ chức và cá nhân làm kinh doanh, dịch vụ trong khu di tích.
4. Nội dung các quy định, chia thành bốn phần đánh số La Mã, mỗi phần lại đánh số thứ tự từng điều:
   • Quy định chung – áp dụng cho tất cả mọi người: giữ an ninh trật tự, vệ sinh, bảo vệ cảnh quan, trang phục lịch sự, không xâm phạm hiện vật, phòng chống cháy nổ.
   • Đối với khách tham quan – mua vé, giữ vé, và cách liên hệ khi cần thuyết minh.
   • Đối với tổ chức, cá nhân kinh doanh, dịch vụ – đăng kí hành nghề, kinh doanh đúng nơi quy định, đeo thẻ, cư xử văn minh với du khách.
   • Giờ mở cửa đền – ghi cụ thể theo mùa hè và mùa đông.
5. Tên tổ chức ban hành đặt ở cuối văn bản.

Trả lời câu hỏi

Câu 1. Vì sao văn bản trên được xem là văn bản nội quy, hướng dẫn nơi công cộng?

• Về nội dung: văn bản nêu những quy định bắt buộc mọi người phải tuân thủ khi có mặt tại một địa điểm công cộng cụ thể, đồng thời hướng dẫn cách thực hiện – mua và giữ vé, liên hệ thuyết minh, giờ mở cửa đền.
• Về chủ thể ban hành: do một cơ quan có thẩm quyền quản lí địa điểm đó ban hành, dựa trên căn cứ pháp lí là Luật Di sản Văn hoá.
• Về đối tượng áp dụng: hướng đến số đông không xác định – mọi khách tham quan và mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh trong khu di tích, chứ không nhằm vào một người cụ thể nào.
• Về hình thức: trình bày đúng thể thức của một văn bản nội quy, gồm tên cơ quan ban hành, tên nội quy, lời dẫn nêu căn cứ, hệ thống quy định được đánh số theo phần và theo điều, cuối cùng là tên tổ chức ban hành.
• Về ngôn ngữ: khách quan, ngắn gọn, chính xác, không biểu lộ cảm xúc cá nhân, sử dụng những từ ngữ thể hiện tính bắt buộc.

Câu 2. Khi soạn văn bản nội quy hoặc văn bản hướng dẫn, việc dự tính được những hành vi không mong muốn có thể xảy ra nơi công cộng có ý nghĩa như thế nào?

• Giúp nội quy bao quát đúng và đủ, không bỏ sót những tình huống thường xảy ra trong thực tế. Nếu bỏ sót, khi có vi phạm sẽ không có căn cứ để nhắc nhở, xử lí.
• Làm cho các quy định trở nên cụ thể, thiết thực thay vì chung chung. Trong văn bản trên, các hành vi được dự tính đều rất sát với đặc thù một khu di tích: viết vẽ lên công trình kiến trúc, hái hoa bẻ cành, tự ý thắp hương, quay phim chụp ảnh trong nội tự đền, chèo kéo đeo bám du khách để bán hàng hay đổi tiền.
• Có tác dụng phòng ngừa: người đọc biết trước điều gì không được làm nên tự điều chỉnh hành vi, nhờ đó hạn chế vi phạm ngay từ đầu.
• Bảo vệ được giá trị của địa điểm công cộng – ở đây là hiện vật, cảnh quan, sự tôn nghiêm và an toàn phòng chống cháy nổ của khu di tích.

Vì vậy, trước khi soạn nội quy, người viết cần khảo sát thực tế địa điểm, tìm hiểu đặc thù hoạt động và những vi phạm thường gặp ở nơi đó.

II. Cấu trúc của văn bản nội quy / văn bản hướng dẫn

Một văn bản nội quy hoặc hướng dẫn nơi công cộng chuẩn gồm ba phần:

Phần 1 – Tên đơn vị / Tên và chức vụ người ban hành: Được viết ở góc trái, phía trên của văn bản. Nêu rõ ai hoặc tổ chức nào chịu trách nhiệm ban hành.

Phần 2 – Tên văn bản: Nêu rõ không gian công cộng và nhóm hành vi được yêu cầu (ví dụ: “Nội quy sử dụng thư viện”, “Hướng dẫn tham quan bảo tàng”…). Viết bằng chữ in hoa, khổ lớn, đặt ở vị trí trung tâm.

Phần 3 – Nội dung: Gồm hai bộ phận:

• Lời dẫn: Câu dẫn dắt vào nội dung cụ thể, thường nêu mục đích của nội quy.
• Các mục quy định: Nêu rõ từng yêu cầu, hành vi cần thực hiện hoặc không được phép thực hiện. Mỗi mục được đánh dấu bằng số thứ tự hoặc gạch đầu dòng.

III. Hướng dẫn viết từng bước

Bước 1: Chuẩn bị trước khi viết

Trả lời bốn câu hỏi sau:

Bản nội quy được sử dụng ở đâu? Xác định rõ không gian (phòng Tin học, thư viện, câu lạc bộ, bảo tàng…).

Ai là người đọc bản nội quy? Xác định đối tượng cụ thể. Nội quy thư viện trường hướng tới giáo viên và học sinh; nội quy bảo tàng hướng tới khách tham quan nhiều độ tuổi, quốc tịch, trình độ văn hóa khác nhau. Xác định đúng đối tượng giúp lựa chọn ngôn ngữ và hình thức trình bày phù hợp.

Ai ban hành nội quy? Xác định cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm (Ban giám hiệu, Ban quản lý thư viện, Tổ bộ môn, Ban chủ nhiệm CLB…).

Tên bản nội quy là gì? Tên phải ngắn gọn, nêu rõ nội dung được quy định.

Bước 2: Tìm ý và lập dàn ý

Sau khi chuẩn bị, trả lời các câu hỏi sau để lập dàn ý:

Bản nội quy sẽ tập trung vào những nội dung nào? (Quy định về giờ giấc, về bảo quản tài sản, về an toàn, về ứng xử…).

Những nội dung đó nên được thể hiện bằng bao nhiêu điều quy định?

Trong mỗi điều nên nhấn mạnh từ ngữ nào?

Cách diễn đạt các điều quy định phải đảm bảo những yêu cầu gì? (Ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể, dùng câu mệnh lệnh).

Có thể kết hợp những phương tiện phi ngôn ngữ nào? (Hình ảnh, biểu tượng, icon, màu sắc…).

Liệt kê tất cả các yêu cầu, quy định và sắp xếp theo trật tự logic (theo thời gian, theo mức độ quan trọng, hoặc theo nhóm nội dung).

Bước 3: Viết

Khi viết, đảm bảo:

Bố cục đủ 3 phần: tên đơn vị/người ban hành, tên văn bản, nội dung.

Sử dụng câu mệnh lệnh với động từ chỉ rõ hoạt động cần thực hiện hoặc không được thực hiện.

Tách đoạn dài thành câu ngắn, cấu trúc đơn giản.

Sử dụng số thứ tự hoặc gạch đầu dòng để dễ theo dõi.

Kết hợp phương tiện phi ngôn ngữ phù hợp.

Trình bày khoa học, trang trí phù hợp với nội dung.

Bước 4: Chỉnh sửa, hoàn thiện

Xem lại bản nội quy/hướng dẫn đã viết, đối chiếu với bảng kiểm đánh giá (xem mục IV) và chỉnh sửa nếu cần.

IV. Bảng kiểm đánh giá bản nội quy

V. Bài viết mẫu

Mẫu 1: Nội quy sử dụng phòng Tin học

TRƯỜNG THPT NGUYỄN DU TỔ TIN HỌC

NỘI QUY SỬ DỤNG PHÒNG TIN HỌC

Để đảm bảo an toàn thiết bị và hiệu quả học tập, tất cả học sinh khi sử dụng phòng Tin học cần tuân thủ các quy định sau:

Điều 1. Vào phòng đúng giờ quy định. Ngồi đúng vị trí được phân công, không tự ý đổi chỗ.

Điều 2. Không mang đồ ăn, thức uống vào phòng Tin học. Để cặp, túi xách tại khu vực quy định.

Điều 3. Kiểm tra thiết bị trước khi sử dụng. Nếu phát hiện hư hỏng, báo ngay cho giáo viên. Không tự ý sửa chữa, tháo lắp bất kỳ thiết bị nào.

Điều 4. Sử dụng máy tính đúng mục đích học tập. Không truy cập trang web không phù hợp, không chơi game trong giờ học.

Điều 5. Không cài đặt, gỡ bỏ phần mềm hoặc thay đổi cài đặt hệ thống khi chưa được giáo viên cho phép.

Điều 6. Không sử dụng USB hoặc thiết bị lưu trữ cá nhân khi chưa được giáo viên đồng ý, nhằm phòng tránh virus.

Điều 7. Tắt máy tính đúng quy trình khi kết thúc giờ học. Sắp xếp bàn ghế, bàn phím, chuột ngay ngắn trước khi ra về.

Điều 8. Giữ vệ sinh phòng sạch sẽ, không xả rác. Làm hư hỏng thiết bị do vi phạm nội quy phải bồi thường theo quy định.

Mọi hành vi vi phạm nội quy sẽ bị nhắc nhở, trừ điểm hạnh kiểm hoặc tạm ngưng quyền sử dụng phòng Tin học.

Tổ Tin học

Phân tích bài mẫu theo bảng kiểm:

Mẫu 2: Nội quy sử dụng thư viện

TRƯỜNG THPT NGUYỄN DU BAN QUẢN LÝ THƯ VIỆN

NỘI QUY SỬ DỤNG THƯ VIỆN

Để đảm bảo môi trường đọc sách văn minh và bảo quản tốt tài sản chung, tất cả giáo viên và học sinh khi sử dụng thư viện cần tuân thủ các quy định sau:

Điều 1. Xuất trình thẻ thư viện khi vào phòng đọc. Không cho người khác mượn thẻ.

Điều 2. Giữ trật tự trong phòng đọc, không nói chuyện lớn tiếng. Để điện thoại ở chế độ im lặng.

Điều 3. Không mang đồ ăn, thức uống vào phòng đọc. Để cặp, túi xách tại khu vực quy định.

Điều 4. Giữ gìn sách, báo, tài liệu cẩn thận. Không viết, vẽ, gạch xóa, xé hoặc gấp trang sách. Đọc xong đặt sách đúng vị trí hoặc trả tại quầy thủ thư.

Điều 5. Mượn sách tối đa 3 cuốn/lần, thời hạn 14 ngày. Trả sách đúng hạn; trả muộn sẽ bị tạm ngưng quyền mượn sách trong 7 ngày.

Điều 6. Không tự ý mang sách, tài liệu ra khỏi thư viện khi chưa làm thủ tục mượn.

Điều 7. Giữ vệ sinh chung, không xả rác. Sắp xếp bàn ghế ngay ngắn trước khi ra về.

Điều 8. Làm hư hỏng hoặc mất sách, tài liệu phải bồi thường theo quy định.

Mọi hành vi vi phạm nội quy sẽ bị nhắc nhở, cảnh cáo hoặc tạm ngưng quyền sử dụng thư viện.

Ban Quản lý Thư viện

Mẫu 3: Hướng dẫn mượn và trả sách tại thư viện

TRƯỜNG THPT NGUYỄN DU THƯ VIỆN TRƯỜNG

HƯỚNG DẪN MƯỢN VÀ TRẢ SÁCH

MƯỢN SÁCH:

Bước 1. Xuất trình thẻ thư viện tại quầy thủ thư.

Bước 2. Chọn sách tại kệ. Mỗi lần mượn tối đa 3 cuốn.

Bước 3. Mang sách đến quầy thủ thư để làm thủ tục. Thủ thư ghi thông tin vào phiếu mượn sách.

Bước 4. Kiểm tra phiếu mượn (tên sách, ngày mượn, ngày trả) và ký xác nhận.

TRẢ SÁCH:

Bước 1. Mang sách đến quầy thủ thư trước hoặc đúng ngày hết hạn (14 ngày kể từ ngày mượn).

Bước 2. Thủ thư kiểm tra tình trạng sách và xác nhận trả trên phiếu mượn.

Bước 3. Nếu muốn gia hạn, đề nghị trực tiếp tại quầy. Mỗi cuốn được gia hạn tối đa 1 lần (thêm 7 ngày).

LƯU Ý:

– Trả sách muộn sẽ bị tạm ngưng quyền mượn trong 7 ngày.

– Sách bị hư hỏng hoặc mất phải bồi thường theo quy định.

– Thời gian phục vụ: Thứ Hai – Thứ Sáu, 7h00 – 17h00.

Ban Quản lý Thư viện

Phân tích bài mẫu: Văn bản hướng dẫn khác với nội quy ở chỗ không đưa ra lệnh cấm mà tập trung vào chỉ dẫn quy trình theo từng bước. Người đọc chỉ cần lần lượt thực hiện các bước là hoàn thành thủ tục.

Mẫu 4: Nội quy sinh hoạt Câu lạc bộ Văn học

TRƯỜNG THPT NGUYỄN DU CÂU LẠC BỘ VĂN HỌC

NỘI QUY SINH HOẠT CÂU LẠC BỘ VĂN HỌC

Để xây dựng môi trường sinh hoạt lành mạnh, sáng tạo và hiệu quả, tất cả thành viên CLB Văn học cần tuân thủ các quy định sau:

Điều 1. Tham gia đầy đủ, đúng giờ các buổi sinh hoạt định kỳ. Vắng mặt phải báo trước cho Ban chủ nhiệm.

Điều 2. Tích cực thảo luận, đóng góp ý kiến và hoàn thành các nhiệm vụ được phân công.

Điều 3. Tôn trọng ý kiến của các thành viên khác. Thảo luận trên tinh thần xây dựng, không công kích cá nhân.

Điều 4. Bảo quản tài liệu, sách báo và tài sản chung của CLB. Mượn tài liệu phải trả đúng hạn.

Điều 5. Giữ vệ sinh nơi sinh hoạt, sắp xếp bàn ghế ngay ngắn sau mỗi buổi.

Điều 6. Không sử dụng điện thoại cho mục đích cá nhân trong giờ sinh hoạt.

Điều 7. Vắng không phép quá 3 buổi liên tiếp sẽ bị nhắc nhở. Vắng quá 5 buổi không phép trong một học kỳ sẽ bị xem xét tư cách thành viên.

Nội quy có hiệu lực kể từ ngày ban hành. Mọi thành viên có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc.

Ban Chủ nhiệm CLB Văn học

VI. Một số lưu ý khi viết

Mỗi điều quy định chỉ tập trung vào một nội dung. Tránh nhồi nhét nhiều nội dung khác nhau vào cùng một điều, gây khó hiểu.

Quy định phải cụ thể, có thể thực hiện được. Thay vì viết chung chung “Giữ gìn vệ sinh”, nên cụ thể: “Không xả rác, sắp xếp bàn ghế ngay ngắn trước khi ra về.”

Sắp xếp theo trật tự logic. Có thể sắp xếp theo thời gian (từ lúc vào đến lúc ra), theo mức độ quan trọng (quan trọng nhất trước), hoặc theo nhóm nội dung (quy định về thời gian, về tài sản, về ứng xử…).

Phương tiện phi ngôn ngữ chỉ mang tính hỗ trợ. Hình ảnh, biểu tượng, màu sắc giúp văn bản trực quan hơn, nhưng không nên lạm dụng đến mức rối nội dung chính.

Lời dẫn nên ngắn gọn, nêu mục đích của nội quy và đối tượng áp dụng, tạo sự dẫn dắt tự nhiên vào các điều quy định.

ThS. Nguyễn Thành Đạt

(Người kiểm duyệt, ra đề)

Chức vụ: Trưởng ban biên soạn môn Ngữ Văn THPT

Trình độ: Thạc sĩ Ngữ Văn, Chứng chỉ hạng II, Chứng chỉ CNTT, Ngoại ngữ B1

Kinh nghiệm: 10+ năm kinh nghiệm tại Trường THPT Hoàng Thế Thiện