I. Biên bản là gì?

Biên bản là một loại văn bản nhật dụng, dùng để ghi chép về một cuộc họp, cuộc thảo luận hay một vụ việc, giúp ta nắm bắt được đầy đủ, chính xác nội dung sự việc đã diễn ra. Biên bản được lưu lại như một hồ sơ quan trọng, khi cần được đưa ra như bằng chứng để đánh giá một vụ việc, vấn đề nào đó.

Biên bản đòi hỏi được viết đúng thể thức, theo một quy cách riêng. Ngôn ngữ biên bản cần chính xác, khách quan, rõ ràng, không sử dụng ngôn ngữ biểu cảm hay văn chương.

II. Thể thức của biên bản thông thường

Một biên bản đúng thể thức cần có đầy đủ các phần sau:

Phần đầu biên bản: Phía bên phải ghi quốc hiệu và tiêu ngữ (“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM / Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”). Phía bên trái ghi tên cơ quan, đơn vị tổ chức cuộc họp.

Tên biên bản: Dưới từ “BIÊN BẢN”, ghi khái quát vấn đề mà cuộc họp, cuộc thảo luận cần giải quyết, làm thành tên gọi của biên bản.

Thời gian và địa điểm: Ghi rõ ngày, giờ và nơi diễn ra cuộc họp.

Thành phần tham dự: Ghi rõ ai tham dự, ai vắng (có lí do hay không), ai chủ trì, ai làm thư kí.

Nội dung cuộc họp: Ghi diễn biến cuộc họp với các nội dung cụ thể, theo đúng thực tế đã diễn ra (bao gồm các ý kiến trình bày, phát biểu, thảo luận và kết luận). Đây là phần quan trọng nhất, cần ghi chi tiết, cụ thể.

Kết thúc: Ghi thời gian kết thúc cuộc họp.

Chữ kí: Người chủ trì và thư kí kí tên. Chữ kí đảm bảo tính xác thực, trung thực của biên bản.

III. Các bước viết biên bản

1. Trước khi viết

• Hình dung lại cuộc họp, cuộc thảo luận cần ghi biên bản.
• Xác định tên gọi của biên bản (tức là xác định nội dung chính).
• Xác định mục đích viết: ghi chép trung thực nội dung, diễn biến của cuộc họp nhằm xây dựng hồ sơ đáng tin cậy.
• Xác định người đọc: tất cả những người tham gia cuộc họp và những cá nhân, cơ quan muốn nắm thông tin.

2. Viết biên bản

• Viết phần mở đầu theo đúng thể thức (quốc hiệu, tiêu ngữ, tên đơn vị, tên biên bản).
• Viết phần chính dựa theo trình tự hợp lí với những nội dung cụ thể, đánh số rõ ràng.
• Viết chi tiết về những nội dung quan trọng: kế hoạch triển khai, giải pháp dự kiến, phân công công việc.
• Thuật lại đầy đủ các ý kiến đi vào trọng tâm, nhất là những ý kiến có giá trị.
• Viết đầy đủ nội dung kết luận của người chủ trì.
• Ghi thời gian kết thúc và họ tên người kí.

3. Chỉnh sửa biên bản

• Xem xét sự phù hợp giữa nội dung biên bản và tên biên bản.
• Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của việc ghi chép những vấn đề quan trọng.
• Lược bỏ những ghi chép không liên quan đến vấn đề chính.
• Sửa lại ngôn ngữ diễn đạt nhằm bảo đảm sự chính xác và tính khách quan.

IV. Đặc điểm ngôn ngữ của biên bản

Ngôn ngữ biên bản có những đặc điểm dễ nhận biết: chính xác, khách quan, ngắn gọn, rõ ràng; không dùng ngôn ngữ biểu cảm, hoa mĩ; sử dụng nhiều từ ngữ hành chính; trình bày theo mục, có đánh số thứ tự.

BÀI MẪU 1: Biên bản họp lớp bàn kế hoạch thi đua chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11

LIÊN ĐỘI TRƯỜNG THCS ĐẠI AN CHI ĐỘI LỚP 6B

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN HỌP LỚP Bàn kế hoạch thi đua chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11

1. Thời gian, địa điểm:

• Thời gian: 8 giờ 00, ngày 02 tháng 11 năm 2024.
• Địa điểm: Phòng học lớp 6B, Trường THCS Đại An.

2. Thành phần tham dự:

• Cô giáo Nguyễn Thị Mai (Giáo viên chủ nhiệm lớp 6B).
• Toàn thể 40 học sinh lớp 6B. Vắng: 01 (bạn Trần Văn Hùng, có lí do).

3. Chủ tọa, thư kí:

• Chủ tọa: Lê Minh Đức (Lớp trưởng).
• Thư kí: Phạm Thị Hồng Nhung.

4. Nội dung cuộc họp: Bàn kế hoạch thi đua chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11 do nhà trường phát động.

5. Diễn biến cuộc họp:

a) Bạn Lê Minh Đức (Lớp trưởng) phổ biến kế hoạch thi đua chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11 do nhà trường phát động và kế hoạch cụ thể của lớp:

• Phong trào thi đua học tập: lập nhiều điểm tốt, phấn đấu đạt giờ học xuất sắc.
• Thi văn nghệ cấp trường: chủ đề “Tri ân thầy cô”.
• Thi trang trí lớp học đẹp.

b) Thảo luận:

• Bạn Nguyễn Hoàng Nam: đề nghị cả lớp cam kết không vi phạm nội quy trong tháng 11, tích cực xung phong phát biểu trong giờ học để đạt nhiều điểm tốt.
• Bạn Trần Thị Lan và bạn Vũ Đức Anh: đảm nhận công việc dán lại các khẩu hiệu, trang trí khung chữ và bảng tin lớp học.
• Bạn Phạm Minh Châu và bạn Đỗ Thị Hà: đảm nhận trang trí lại góc học tập, lau bàn ghế, cửa sổ cho sạch đẹp.
• Bạn Lê Thị Thanh Hương: phụ trách đội văn nghệ, lựa chọn 02 tiết mục (01 bài hát tập thể, 01 tiểu phẩm) và tổ chức tập luyện từ ngày 03/11 đến 18/11.
• Bạn Ngô Văn Tùng: đề nghị mỗi bạn đóng góp một tấm thiệp tự làm để tặng các thầy cô giáo nhân ngày 20/11.

c) Kết luận cuộc họp:

• Lớp trưởng tóm tắt các nội dung đã thống nhất.
• Toàn thể lớp cam kết triển khai công việc theo phân công và tích cực thực hiện để đạt kết quả tốt nhất.
• Cô giáo chủ nhiệm nhận xét cuộc họp diễn ra nghiêm túc, động viên cả lớp cố gắng.

Cuộc họp kết thúc vào lúc 9 giờ 00 cùng ngày.

BÀI MẪU 2: Biên bản họp lớp bàn kế hoạch tổ chức hoạt động hưởng ứng “Ngày Chủ nhật xanh”

TRƯỜNG THCS NGUYỄN DU LỚP 6A

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN Bàn về kế hoạch tổ chức hoạt động hưởng ứng “Ngày Chủ nhật xanh”

1. Thời gian, địa điểm:

• Thời gian: bắt đầu từ lúc 10 giờ 30, ngày 10 tháng 3 năm 2025.
• Địa điểm: Phòng học lớp 6A, Trường THCS Nguyễn Du.

2. Thành phần tham dự:

• Toàn thể 42 học sinh lớp 6A. Vắng: 02 (bạn Hoàng Văn Bình và bạn Lê Thị Nga, có lí do).

3. Chủ tọa, thư kí:

• Chủ tọa: Trần Thị Hạnh (Lớp trưởng).
• Thư kí: Nguyễn Minh Quân.

4. Nội dung: Bàn kế hoạch tổ chức hoạt động “Ngày Chủ nhật xanh” do nhà trường phát động, diễn ra vào ngày 16 tháng 3 năm 2025.

5. Diễn biến cuộc họp:

a) Lớp trưởng Trần Thị Hạnh trình bày ý nghĩa của “Ngày Chủ nhật xanh”: đây là hoạt động nhằm nâng cao ý thức bảo vệ môi trường, xây dựng cảnh quan xanh – sạch – đẹp trong và ngoài trường học. Lớp trưởng phổ biến nội dung hoạt động theo sự phân công của trường dành cho lớp 6A.

b) Phân công công việc cụ thể:

• Tổ 1: làm băng rôn tuyên truyền, căng ở vị trí trường quy định (hoàn thành vào chiều thứ Bảy, ngày 15/3).
• Tổ 2: tham gia quét dọn sân trường và không gian chung.
• Tổ 3: tham gia tưới cây, xén tỉa cây cảnh ở vườn hoa trong trường.
• Tổ 4: tham gia thu gom rác thải, phân loại rác tại khu vực cổng trường và vệ sinh công trình công cộng gần trường.
• Bạn Đỗ Thanh Sơn: chuẩn bị loa đài (phối hợp cùng lớp 6B, hoàn thành vào chiều thứ Bảy).
• Bạn Lê Thị Phương: soạn nội dung phát thanh tuyên truyền về bảo vệ môi trường (tập đọc vào chiều thứ Bảy).
• Lớp trưởng và lớp phó phụ trách lao động: kiểm tra, giám sát tiến độ công việc.

c) Thảo luận:

• Ý kiến 1 (bạn Nguyễn Văn Toàn): đề nghị tiến hành hoạt động sớm từ 6 giờ 30 sáng để tránh nắng nóng và hoàn thành đúng tiến độ.
• Ý kiến 2 (bạn Phạm Thu Trang): đề nghị tổ 3 bổ sung thêm 02 bạn từ tổ 1 sau khi tổ 1 hoàn thành việc căng băng rôn, vì công việc tưới cây, xén tỉa khá nhiều.
• Ý kiến 3 (bạn Vũ Hoàng Long): đề nghị cử 01 bạn chụp ảnh, quay video làm tư liệu để đưa vào tập san và báo cáo kết quả hoạt động.
• Các ý kiến trên đều được lớp biểu quyết đồng ý.

d) Kết luận:

• Lớp trưởng tóm tắt những nội dung chính đã được thống nhất.
• Toàn thể lớp nhất trí thực hiện theo kế hoạch.
• Các tổ trưởng chịu trách nhiệm nhắc nhở tổ viên chuẩn bị đầy đủ dụng cụ lao động phù hợp với công việc được giao.

Cuộc họp kết thúc vào hồi 11 giờ 00, ngày 10 tháng 3 năm 2025.

Thầy Nguyễn Thái Nhật Luật

(Người kiểm duyệt, ra đề)

Chức vụ: Trưởng ban biên soạn môn Ngữ Văn THCS

Trình độ: Cử nhân Sư phạm Ngữ Văn, Chứng chỉ hạng II, Chứng chỉ Tin học, Ngoại ngữ B1

Kinh nghiệm: 8+ năm kinh nghiệm tại THCS Hồng Bàng